Procedura per l'autorizzazione alle missioni

Le missioni sul territorio nazionale e all’estero dei dottorandi sono normate dal Regolamento missioni di Sapienza (https://www.uniroma1.it/en/documento/regolamento-missioni-0), come indicato dall’art. 2 comma 2c. Si prega di leggere con attenzione il Regolamento prima di fare domanda di autorizzazione alla missione. È possibile chiedere il rimborso delle spese in caso di: a) missioni relative a progetti di ricerca di cui la/il dottoranda/o faccia parte e per cui la/il responsabile del progetto autorizzi la missione e il rimborso; b) missioni su fondi del/la dottorando/a (es. bandi di avvio alla ricerca, bando Vinci o altro); c) budget del 10% della ricerca, per le missioni in Italia e all’estero (ex art. 8 comma 12 del Regolamento emanato con D.R. 1000/2022); d) missioni per “elezione”, ovvero deliberate dal Collegio nell’interesse del Dottorato nel suo complesso (es. Workshop o simposi con altri atenei). Scrivere comunque in anticipo alla Coordinatrice per le opportune verifiche preliminari.
Le/i dottorande/i con borsa che vadano in missione all’estero possono chiedere un incremento del 50% della borsa di studio per un periodo minimo di un giorno e massimo di 12 mesi, anche non continuativi (si vedano le istruzioni nella pagina web dell'ufficio dottorato). Attenzione: dal ciclo XXXVIII anche le/i dottorande/i senza borsa possono chiedere il corrispettivo giornaliero del 50% della borsa secondo le modalità spiegate nella tabella seguente.

	Attività/Moduli & documenti
Fase 1 Prima della missione	Preparare la seguente documentazione: 1) lettera del Tutor che motivi la richiesta di missione del/la dottorando/a (specificando l’istituzione presso la quale il/la dottorando/a andrà a fare ricerca/il convegno al quale assisterà ovvero parteciperà etc.), da inviare il prima possibile alla Coordinatrice; 2) modulo di richiesta di autorizzazione alla missione (Allegato 1) Attenzione: la voce “Anticipazione” va compilata solo se la/il ricihedente ha la borsa di studio e intende beneficiare dell'anticipazione del 75% del preventivo (se poi ci saranno scostamenti non è un problema); la voce “Fondi sui quali grava la missione” va compilata solo se la missione è rimborsabile (chiedere alla Coordinatrice); il modulo andrà in tutti i casi firmato dalla Coordinatrice; 3) scheda informativa (Allegato 2). Attenzione: i campi relativi alle informazioni bancarie (es. nome della banca, numero del conto, codici BIC e Swift etc) vanno compilati solo se la missione rientra nelle missioni rimborsabili, altrimenti scrivere "rimborso non previsto" nel campo "Banca"; 4) copia del documento di identità; 5) copia del codice fiscale; Inviare la lettera del Tutor e il modulo di richiesta di autorizzazione alla missione alla Coordinatrice per la firma almeno 7 giorni prima della partenza prevista (se la missione è su fondi di ricerca di un docente, far firmare prima il/la responsabile dei fondi). Inviare poi tutta la documentazione all’indirizzo mail missioni.dipartimentoiso@uniroma1.it all’attenzione del Segretario del Dottorato, dott.ssa Ida Maria Matera, mettendo la Coordinatrice in copia. Soggetto della mail: Richiesta autorizzazione missione. ATTENZIONE: in caso di missione all’estero con richiesta di maggiorazione della borsa, oltre alla procedura sopra indicata è necessario seguire le indicazioni disponibili sulla pagina dell’Ufficio dottorato (https://www.uniroma1.it/it/pagina/frequentare-un-dottorato). NB: Se ci si reca in un paese dove non sono previsti accordi per la copertura sanitaria si deve contattare l'ufficio assicurazioni Sapienza per attivare la copertura assicurativa per il soggiorno all'estero. https://www.uniroma1.it/it/pagina/polizze-assicurative-studenti
Fase 2 Nel corso della missione	Coloro che partono in missione previo accordo con un’istituzione (Biblioteche, Archivi, Centri di ricerca, …) per svolgere attività di ricerca presso le loro sedi devono ottenere una dichiarazione (su carta intestata) dell'istituzione presso la quale svolgono l’attività di studio e ricerca con l’indicazione del periodo di attività (dal … al … )* Nei casi di missione rimborsabile, conservare la documentazione in originale cartaceo (laddove non ci sia una versione elettronica) delle spese sostenute, come scontrini dei pasti, biglietti del trasporto locale, carte d’imbarco se rilasciate in formato cartaceo etc…) senza la quale non sarà possibile alcun rimborso.
Fase 3 Dopo la missione	In tutti i casi: comunicare via mail alla Coordinatrice il termine della missione, allegando una breve relazione scritta sulle attività svolte (tra 1.000 e 2.000 battute), che riassuma gli scopi della missione e i risultati raggiunti (i contenuti potranno poi essere inseriti nella “Scheda dottorando” da compilare solitamente a febbraio per il rinnovo annuale); In caso di missione rimborsabile: compilare il Modulo di richiesta liquidazione spese (Allegato 3) e spedirlo alla Coordinatrice e all’indirizzo missioni.dipartimentoiso@uniroma1.it, indicando nel soggetto della mail: Richiesta liquidazione missione. Consegnare la documentazione in cartaceo delle spese sostenute alla segreteria al rientro, dopo averla ordinata per tipologie di spesa (disporre le ricevute su fogli di carta bianca o da riciclo). Consegnare la documentazione entro 30 giorni dal temrine della missione. In caso di missione all’estero con maggiorazione della borsa: completare la procedura come indicato sulla pagina dell’Ufficio dottorato "Frequentare un dottorato" alla voce " Periodi di studio o ricerca all'estero" (https://www.uniroma1.it/it/pagina/frequentare-un-dottorato).

* Coloro che non riescano ad ottenere il documento relativo al loro effettivo soggiorno dall’istituzione scientifica ospitante, possono consegnare all’Ufficio Dottorato (ai fini della maggiorazione della borsa) un foglio equivalente firmato dal Coordinatore che attesti il periodo della la missione di studio e ricerca.

Per ulteriori informazioni si vedano le FAQ https://www.uniroma1.it/it/pagina/faq-dottorato-di-ricerca