Le missioni sul territorio nazionale e all’estero dei dottorandi sono regolamentate dal Regolamento missioni di Sapienza (https://www.uniroma1.it/en/documento/regolamento-missioni-0), come indicato dall’art. 2 comma 2c. Si prega di leggere con attenzione il Regolamento prima di fare domanda di autorizzazione alla missione.
Per le/i dottorande/i è possibile chiedere il rimborso delle spese in caso di:
a) missioni relative a progetti di ricerca di cui la/il dottoranda/o faccia parte e per cui la/il responsabile del progetto autorizzi la missione e il rimborso;
b) missioni su fondi del/la dottorando/a (es. bandi di avvio alla ricerca, bando Vinci o altro);
c) Budget del 10% della ricerca, per le missioni in Italia e all’estero (ex art. 8 comma 12 del Regolamento emanato con D.R. 1000/2022);
d) missioni per “elezione”, ovvero deliberate dal Collegio nell’interesse del Dottorato nel suo complesso (es. Workshop o simposi con altri atenei), in tal caso il Collegio valuterà la disponibilità di fondi di funzionamento.
In caso di dubbio, scrivere in anticipo alla Coordinatrice per le opportune verifiche preliminari.
Tutte/i le/i dottorande/i (con borsa e senza borsa) possono chiedere una maggiorazione del 50% della borsa di studio per missioni all'estero, per un periodo minimo di un giorno e massimo di 12 mesi, anche non continuativi (si vedano le istruzioni nella pagina web dell'ufficio dottorato).
PRIMA DELLA MISSIONE:
1) Predisporre e far firmare una lettera del/la Supervisor che motivi la richiesta di missione, specificando l’istituzione presso la quale il/la dottorando/a andrà a fare ricerca oppure il convegno al quale assisterà ovvero parteciperà etc., da caricare in X-UP.
2) Fare richiesta su X-UP (i dottorandi PNRR devono flaggare la voce "fondi PNRR") caricando la lettera del supervisor.
3) Fare richiesta su Infostud, seguendo le istruzioni disponibili nella pagina "Frequentare un dottorato", alla voce Sospensioni, proroghe, autorizzaioni attività lavorativa/altre attività, viaggi: come presentare le richieste".
NB: Provvedere alla copertura assicurativa, contattando l'ufficio assicurazioni Sapienza, oppure un'altra compagnia. In questo secondo caso bisogna certificare il minor costo rispetto alla polizza Sapienza. Attenzione: informarsi con congruo anticipo.
DURANTE LA MISSIONE:
Coloro che partono in missione previo accordo con un’istituzione (Biblioteche, Archivi, Centri di ricerca, …) per svolgere attività di ricerca presso le loro sedi devono ottenere una dichiarazione (su carta intestata) dell'istituzione presso la quale svolgono l’attività di studio e ricerca con l’indicazione del periodo di attività (dal … al … ).
Coloro che non possano/riescano ad ottenere il documento relativo al loro effettivo soggiorno (ovvero un documento che includa tutti i giorni di missione, incluse le date di partenza e ritorno) dall’istituzione scientifica ospitante, possono consegnare ai fini della maggiorazione della borsa una dichiarazione conclusiva rilasciata dal Coordinatore (si veda sotto).
Nei casi di missione rimborsabile, conservare la documentazione in originale cartaceo (laddove non ci sia una versione elettronica), facendo attenzione a farsi rilasciare la ricevuta fiscale (chiedete alla segreteria prima di fare domanda) delle spese sostenute. Attenzione: il pagamento in contanti viene fortemente tassato, si consiglia di pagare con metodo tracciabile (carta di credito, bancomat, per altre modalità chiedete alla segreteria). Gli scontrini devono essere "parlanti", cioè devono dimostrare chiaramente la natura dei beni acquistati; gli scontrini devono essere associati a una ricevuta del mezzo di pagamento utilizzato (ricevuta di pagamento). Cioè serve a garantire la traccibilità delle spese, perché attesta chi è l'effettivo pagante e per cosa ha pagato.
DOPO LA MISSIONE:
In tutti i casi:
comunicare via mail alla Coordinatrice il termine della missione, allegando una breve relazione scritta sulle attività svolte (massimo 1.000 battute spazi inclusi), che riassuma gli scopi della missione e i risultati raggiunti (i contenuti potranno poi essere inseriti nella “Scheda dottorando” da compilare solitamente a febbraio per il rinnovo annuale); mettere in copia il supervisore.
In caso di missione rimborsabile:
chiedere il rimborso su X-UP entro 30 giorni al massimo dal rientro. Portare in segreteria la documentazione cartacea (scontrini e ricevute di pagamento).
In caso di missione all’estero, per chiedere la maggiorazione della borsa:
andare sul sito dell’Ufficio dottorato, pagina "Frequentare un dottorato", voce "Sospensioni, proroghe, autorizzazioni attività lavorativa/altre attività, viaggi: come presentare le richieste" e seguire la procedura indicata.
Da gennaio 2025 la richiesta di maggiorazione va presentata su Infostud, caricando la certificazione dell'ente ospitante oppure la dichiarazione conclusiva del coordinatore. A tal fine è indispensabile chiedere l'autorizzazione su Infostud PRIMA della partenza. Se vi occorre la dichiarazione conclusiva, compilate il template che trovate in alto a destra in questa pagina; convertite il file in PDF prima di inviarlo alla firma della Coordinatrice.