Fase 1
Prima della missione |
1) Predisporre e far firmare una lettera del Supervisor che motivi la richiesta di missione, specificando l’istituzione presso la quale il/la dottorando/a andrà a fare ricerca oppure il convegno al quale assisterà ovvero parteciperà etc., da caricare in X-UP.
2) Fare richiesta su X-UP (i dottorandi PNRR devono flaggare la voce "fondi PNRR") caricando la lettera del supervisor.
3) Fare richiesta su Infostud, seguendo le istruzioni disponibili nella pagina "Frequentare un dottorato", alla voce SOSPENSIONI, PROROGHE, AUTORIZZAZIONI ATTIVITA' LAVORATIVA/ALTRE ATTIVITA', VIAGGI: come presentare le richieste
NB: Se ci si reca in un paese dove non sono previsti accordi per la copertura sanitaria si deve provvedere a una copertura assicuartiva, contattando l'ufficio assicurazioni Sapienza per attivare la copertura assicurativa per il soggiorno all'estero, oppure altra compagnia (in questo caso bisogna dimostrare il minor costo rispetto a Sapienza).
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Fase 2
Nel corso della missione
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Coloro che partono in missione previo accordo con un’istituzione (Biblioteche, Archivi, Centri di ricerca, …) per svolgere attività di ricerca presso le loro sedi devono ottenere una dichiarazione (su carta intestata) dell'istituzione presso la quale svolgono l’attività di studio e ricerca con l’indicazione del periodo di attività (dal … al … ).
Coloro che non possano/riescano ad ottenere il documento relativo al loro effettivo soggiorno (incluse le date di partenza e ritorno) dall’istituzione scientifica ospitante, possono consegnare all’Ufficio Dottorato ai fini della maggiorazione della borsa una dichiarazione conclusiva (si veda sotto).
Nei casi di missione rimborsabile, conservare la documentazione in originale cartaceo (laddove non ci sia una versione elettronica), facendo attenzione a farsi rilasciare la ricevuta fiscale (chiedete alla segreteria prima di fare domanda) delle spese sostenute, come scontrini dei pasti, biglietti del trasporto locale, carte d’imbarco se rilasciate in formato cartaceo etc…) senza la quale non sarà possibile alcun rimborso.
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Fase 3
Dopo la missione
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In tutti i casi:
comunicare via mail alla Coordinatrice il termine della missione, allegando una breve relazione scritta sulle attività svolte (tra 1.000 e 2.000 battute), che riassuma gli scopi della missione e i risultati raggiunti (i contenuti potranno poi essere inseriti nella “Scheda dottorando” da compilare solitamente a febbraio per il rinnovo annuale);
In caso di missione rimborsabile:
chiedere il rimborso su X-UP entro 30 giorni al massimo dal rientro.
In caso di missione all’estero con maggiorazione della borsa:
andare sul sito dell’Ufficio dottorato, pagina "Frequentare un dottorato", voce "SOSPENSIONI, PROROGHE, AUTORIZZAZIONI ATTIVITA' LAVORATIVA/ALTRE ATTIVITA', VIAGGI: come presentare le richieste" e seguire la procedura indicata.
In particolare bisogna:
1) compilare il modulo di richiesta maggiorazione che trovate in alto a destra in questa pagina oppure qui:
https://www.uniroma1.it/sites/default/files/field_file_allegati/maggiorazione_borsa.pdf
2) Completare i template "atorizzazione preventiva" e "dichiarazione conclusiva" disponibli in alto a destra in questa pagina; per l'autorizzazione preventiva indicare la data dell'autorizzazione su X-UP. Convertire i file in PDF prima di inviarli alla Coordinatrice.
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