RICHIESTA MISSIONI

Il portale amministrativo denominato X-UP è preposto all’inserimento delle richieste di autorizzazione e liquidazione delle missioni compiute dai dottorandi.

Le missioni che non saranno richieste attraverso il Portale X-Up o che non seguiranno la procedura prevista, non saranno considerate autorizzate e pertanto non saranno rimborsate.

Per accedere al portale dei servizi amministrativi "NUOVO sistema X-UP – immettere il seguente link: https://xup-saras.cloud nella barra degli indirizzi del proprio browser.

A questo punto:

• Cliccare su Login istituzionale e autenticarsi con l'account di posta elettronica nome.cognome@uniorma1.it e relativa password

• Una volta effettuato l’accesso, dal menu a tendina di sinistra cliccare su Servizio missioni.

• Dal sottomenu selezionare la voce Documentazione. Una volta selezionata, sulla destra compariranno due video tutorial che vi mostreranno come fare una Richiesta di autorizzazione missione e una Richiesta di rimborso missione.

• Ogni richiesta di autorizzazione missione deve essere prima concordata con il proprio Tutor e avallata dal Coordinatore.

• Si precisa che la Richiesta di Autorizzazione Missione, caricata sulla piattaforma X-Up secondo la procedura descritta nel tutorial, dovrà pervenire al Coordinatore, per il dovuto benestare, entro e non oltre 15 giorni prima della partenza (20 giorni per partenze a ridosso delle vacanze). Ogni domanda presentata che non rispetti questo lasso di tempo (ovvero che sia presentata troppo a ridosso della partenza per la missione) dovrà essere giustificata con dichiarazione del dottorando firmata dal Tutor. In caso contrario la pratica non sarà presa in considerazione.

• La località di partenza è la sede di servizio. Nel caso del Dottorato Nazionale è Roma e/o la citta dell’Ateneo erogante la borsa. E’ possibile la partenza dal domicilio solo se più vicina al luogo di missione oppure il costo è inferiore (art. 11, comma 2 del regolamento missioni). In questo caso allegare su X-UP stampe dei prezzi per giorno e fascia oraria per dimostrare la convenienza economica.
• In via eccezionale sono rimborsati i viaggi di missione dall’abituale dimora verso la sede di servizio, ovvero Sapienza o Ateneo erogante borsa, solo se questo sarà il luogo dove il dottorando sarà chiamato a svolgere precipue attività dottorali (convegni, seminari, scuole, periodi di ricerca). Nella domanda è obbligatorio specificare la sede di servizio erogante borsa. Se non specificato, verrà considerata come sede di servizio Roma. 
• Nella Richiesta di Autorizzazione, come in quella di Rimborso, dovrete indicare, quale Responsabile dei fondi il Coordinatore del dottorato, il Prof. Alessandro Saggioro.

• Per soggiorni lunghi con stipula di contratti di locazione con privati allegare su X-UP stampe con prezzi di Hotel e B & B per dimostrare il costo inferiore della locazione.

• La data di partenza e rientro dalla missione devono corrispondere alle date inserite nella richiesta di autorizzazione. Per eventuali modifiche inserire la variazione nella sezione “Variazioni” della richiesta di autorizzazione.

• Al rientro compilare la richiesta di rimborso. Sulla piattaforma vanno inserite ed allegate tutte le spese sostenute (gli scontrini e le ricevute cartacee devono essere consegnate in ufficio previo appuntamento), per i voli aerei vanno allegate anche le carte di imbarco. Le spese pasti sono giustificate dallo scontrino fiscale con il dettaglio (la sola ricevuta della carta di credito non è corretta). Per l’estero, dove lo scontrino non è obbligatorio come in Italia, è necessario allegare la dichiarazione sostitutiva in cui indicare che le spese sostenute documentate dalle sole ricevute delle carte di credito sono relative ai pasti. Gli eventuali scontrini pasti cumulativi devono essere inseriti indicando la quota spettante in base al numero delle persone. Le spese in lingua diversa dal francese, inglese, tedesco devono essere tradotte.

• Alla richiesta di rimborso va inoltre allegata (sezione allegati – menù a tendina altro):

-Per le missioni di ricerca: la dichiarazione sostitutiva con le finalità della stessa, insieme al documento di identità;

-Locandina o programma del convegno se relatore oppure dichiarazione sostitutiva, di cui sopra, se uditore o, se rilasciato, attestato di partecipazione.

• Attraverso un sistema di mail, ciascuno dei soggetti interessati avrà notifica dello stato di avanzamento del processo autorizzativo.

• Tutta la documentazione prevista per il rimborso dovrà essere inserita in busta chiusa e consegnate alla Sig.ra Barbara De Santis, avendo cura di indicare il proprio nome e cognome e la missione di riferimento.

ATTENZIONE! La documentazione va consegnata in ufficio in ordine.

Per ulteriori informazioni riguardo le missioni consultare il relativo regolamento pubblicato negli APPROFONDIMENTI della pagina di presentazione del Dottorato.

• Da ultimo si segnala una modifica intervenuta con la legge di bilancio in materia di tracciabilità delle spese di trasferta, inoltrata dall'Ufficio Missioni:

“I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241”. Si ricorda che sono autoservizi pubblici non di linea:
il servizio di taxi con autovettura
il servizio di noleggio con conducente

I sistemi di pagamento considerati tracciabili ai sensi del predetto art. 23 sono: carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari, bonifici postali o bancari, applicazioni di pagamento via smartphone collegate a un conto corrente, MAV, ovvero mediante altri sistemi di pagamento definiti con convenzione approvata con decreto del Ministro delle finanze, di concerto con il Ministro del tesoro. Tanto premesso, a decorrere dal 01/01/2025 per poter evitare la tassazione del rimborso delle spese di cui sopra il dipendente che si reca in missione dovrà effettuare i pagamenti esclusivamente attraverso strumenti tracciati. Il dipendente medesimo dovrà presentare, oltre alla documentazione delle spese sostenute, idonea ricevuta dell’avvenuto pagamento con strumenti tracciabili; in mancanza di ciò l’importo delle spese di cui sopra verrà assoggettato a tassazione come reddito di lavoro dipendente in base alle aliquote proprie del percettore".

• ATTENZIONE: Contestualmente alla suddetta procedura sarà obbligatorio richiedere un'autorizzazione di viaggio tramite la piattaforma InfoStud - funzione "Richiedi VIAGGIO" - sezione DOTTORATI - seguendo le istruzioni che troverete all'interno della stessa. Le medesime istruzioni sono inoltre presenti sulla pagina web: https://www.uniroma1.it/it/pagina/frequentare-un-dottorato nella sezione SOSPENSIONI, PROROGHE, AUTORIZZAZIONI ATTIVITA' LAVORATIVA/ALTRE ATTIVITA', VIAGGI: come presentare le richieste.

Si fa presente che tale funzione dovrà essere sempre utilizzata, in quanto realizzata al fine della rendicontazione annuale di tutti i viaggi di studio e di ricerca eseguiti durante la carriera dottorale, oltreché per la richiesta della maggiorazione di borsa in caso di viaggi all'estero.

PERIODO DI STUDIO ALL’ESTERO

L’importo della borsa di studio è aumentato del 50% per ogni mensilità trascorsa per studio o ricerca all’estero. I periodi per cui è possibile ottenere il supporto economico sono pari a un massimo di 12 mesi e 18 mesi per i dottorandi in cotutela di tesi. I soggiorni all'estero dovranno essere preventivamente autorizzati dal Coordinatore del Corso e comprovati da un’attestazione dell’Istituzione ospitante.

• Per ottenere la maggiorazione, PRIMA DI PARTIRE bisogna compilare la richiesta di autorizzazione di viaggio all'estero per motivi di studio e di ricerca accedendo InfoStud e seguendo le istruzioni presenti nella piattaforma; sarà il Coordinatore a validare la richiesta.

• Successivamente, al rientro dal viaggio, ai fini del riconoscimento della maggiorazione è indispensabile caricare sulla piattaforma la certificazione dell’Ente/Università ospitante firmata (la certificazione deve riportare una data posteriore o prossima alla partenza relativa al soggiorno all’estero) con le indicazioni del periodo effettivamente trascorso all’estero (dalla data X alla data Y) e rilasciata su carta intestata dell'Ente/Università e firmato dal Responsabile/Referente dell'Ente stesso (non c’è un modulo standard da compilare)

N.B. Non è necessario caricare alcun altro documento sulla piattaforma!

• Se il periodo all'estero è pari a 7 o più mesi  si può presentare richiesta di supporto economico al Settore Dottorato di ricerca - corsi e carriere al termine di ogni trimestre, presentando la certificazione della struttura ospitante.
• La maggiorazione di borsa per viaggi all'estero può essere corrisposta ai dottorandi fino alla fruizione della stessa borsa e, per i dottorandi senza borsa a partire dal 38° ciclo, per l'intero triennio. Non è prevista la fruizione della maggiorazione per il periodo che intercorre tra la conclusione della carriera triennale - o anche prorogata - e la data di discussione della tesi finale.

• Il supporto economico di cui sopra è compatibile e cumulabile con altre borse concesse da Istituzioni nazionali ed estere utili a integrare con soggiorni all’estero l’attività del dottorando e con i finanziamenti di cui al Fondo Giovani MUR.