Il budget previsto per ogni dottorando è approssimativamente di 1625EUR all'anno e può essere utilizzato anche per il rimborso delle spese di missione.
Inoltre, per missioni all'estero Sapienza eroga anche un supporto economico aggiuntivo di circa 27 euro al giorno (cosiddetta "maggiorazione del 50%"), dal ciclo 38 anche ai dottorandi senza borsa; si veda la sezione "Periodi di studio o ricerca all’estero: come ottenere la maggiorazione di borsa del 50%" nella pagina "
Frequentare un dottorato".
Vedi sotto per:
1 - procedure generali per OGNI missione - autorizzazione su XuP
2 - procedure generali per OGNI missione - autorizzazione su Infostud e sostegno economico per missioni all'estero
3 - procedure aggiuntive per bandi di mobilità Sapienza
1 - PROCEDURE GENERALI PER OGNI MISSIONE - AUTORIZZAZIONE SU XuP
- Ogni missione (comprese quelle senza costi per il Dipartimento SBAI) deve essere autorizzata preventivamente, presentando la richiesta attraverso la piattaforma XuP (link a destra), almeno due settimane prima della partenza (un mese nel periodo estivo o in occasione della pausa pasquale o natalizia). I dottorandi devono registrarsi sulla piattaforma XuP utilizzando la mail istituzionale (nome.cognome@uniroma1.it)
- Le richieste inserite su XuP saranno oggetto di valutazione da parte dell'amministrazione (fondi, motivazioni della partenza, ecc...) prima dell'approvazione da parte del Direttore; lo stato della pratica può essere monitorato su XuP.
Per qualsiasi dubbio sull'utilizzo della piattaforma e per questioni amministrative connesse alle missioni, contattate pure il personale amministrativo a ciò dedicato: Federica Vantini e Gianluca Telaro (palazzina RM009, piano terra, corridoio a destra). La presenza ed il supporto amministrativo può essere ridotto o interrotto nel mese di agosto, Pasqua, Natale e Capodanno. E' preferibile contattare il personale via email anticipatamente.
- Nella richiesta
è sempre necessario allegare un giustificativo della missione: la locandina (per partecipazione a un convegno), la lettera di invito, anche email (per collaborazioni scientifiche), ecc.
- Il rimborso di missioni di durata superiore a 180 giorni è soggetto a limitazioni. Si invita a contattare il Coordinatore o il personale amministrativo almeno un mese prima della partenza per maggiori informazioni.
- Nel caso in cui la missione venga (parzialmente) rimborsata su fondi di dottorato, è necessario inserire il nome del Coordinatore, Lorenzo Giacomelli, come responsabile dei fondi e "Fondi di Dottorato" come nome del fondo. In questo caso si prega di aggiungere il nome del proprio supervisore come Responsabile Scientifico (se membro del Dipartimento SBAI) oppure Lorenzo Giacomelli se docente esterno al Dipartimento.
- Nel caso in cui la missione non venga rimborsata su fondi di dottorato, si prega di spuntare "Rimborso da istituzione esterna" (nella prima pagina) e inserire "Lorenzo Giacomelli" come Responsabile Scientifico.
- In alcuni casi (es. partecipazione a convegni senza presentazione, viaggi di lunga durata, richieste in cui il supervisore non compaia come Responsabile Scientifico o dei fondi) è necessario allegare una dichiarazione di approvazione del viaggio da parte del supervisore (es. mail).
- Durante le missioni, è necessario effettuare i pagamenti esclusivamente attraverso strumenti tracciati. Per il rimborso è necessario presentare, per ciascuna ricevuta, anche la documentazione attestante l’avvenuto pagamento con strumenti tracciabili. In mancanza di ciò i relativi rimborsi verranno assoggettati a tassazione.
2 - PROCEDURE GENERALI PER OGNI MISSIONE - AUTORIZZAZIONE SU INFOSTUD E SOSTEGNO ECONOMICO PER MISSIONI ALL'ESTERO
La richiesta di autorizzazione agli uffici centrali del dottorato attraverso Infostud è divenuta obbligatoria per ogni missione, sia all'estero che in Italia. Per richiederla, si deve accedere a InfoStud e nella sezione DOTTORATI inserire la relativa richiesta seguendo le istruzioni che si trovano all'interno della piattaforma. Il Coordinatore validerà la richiesta solo quando sarà stata completata l'autorizzazione su XuP di cui sopra.
Vi prego quindi di inserire la richiesta su Infostud per tutte le missioni future, anche quelle già autorizzate su XuP. Le richieste di rimborso per missioni con inizio successivo al 22 giugno 2025 saranno evase solo in presenza dell'autorizzazione su Infostud.
L'autorizzazione su Infostud è indispensabile per il supporto economico aggiuntivo erogato da Sapienza per le missioni all'estero.
Le informazioni da inserire devono essere adattate al tipo di missione. Esempio: partecipazione ad una conferenza. "Istituzione ospitante" -> nome della conferenza, "Tipologia ente" -> altro ente, "Tipologia di mobilità" -> viaggio di studio, "Motivazione del viaggio" -> partecipazione a conferenza, "Contatto presso l'Istituzione ospitante" -> email della conferenza o pagina web della conferenza.
3 - PROCEDURE AGGIUNTIVE PER BANDI DI MOBILITA' SAPIENZA
- Ai vincitori dei bandi di mobilità Sapienza, Infostud richiederà una autorizzazione firmata dal Coordinatore. Tale autorizzazione sarà rilasciata solo alle due condizioni seguenti:
1 - che sia stata completata l'intera procedura autorizzativa su XuP; a tal fine è necessario inviare a coordinatore.mmien@uniroma1.it una copia dell'autorizzazione, che si può stampare direttamente da XuP come segue:
sezione Missioni -> Le mie richieste -> Richieste di autorizzazione e rimborso archiviate : seleziona la missione e selsziona l'azione "stampa autorizzazione".
2 - che il periodo di mobilità coincida con, o sia contenuto all'interno del, periodo di missione autorizzato su XuP e su Infostud.