- Il budget previsto per le missioni è approssimativamente di 1625EUR all'anno per tre anni, per ogni dottorando.
- Ogni missione (comprese quelle senza costi per il Dipartimento SBAI) deve essere autorizzata preventivamente, presentando la richiesta attraverso la piattaforma XuP (link a destra), almeno due settimane prima della partenza (un mese nel periodo estivo o in occasione della pausa pasquale o natalizia). I dottorandi devono registrarsi sulla piattaforma XuP utilizzando la mail istituzionale (nome.cognome@uniroma1.it)
- Le richieste inserite su XuP saranno oggetto di valutazione da parte dell'amministrazione (fondi, motivazioni della partenza, ecc...) prima dell'approvazione da parte del Direttore; lo stato della pratica può essere monitorato su XuP.
Per qualsiasi dubbio sull'utilizzo della piattaforma e per questioni amministrative connesse alle missioni, contattate pure il personale amministrativo a ciò dedicato: Federica Vantini e Gianluca Telaro (palazzina RM009, piano terra, corridoio a destra). La presenza ed il supporto amministrativo può essere ridotto o interrotto nel mese di agosto, Pasqua, Natale e Capodanno. E' preferibile contattare il personale via email anticipatamente.
- Il rimborso di missioni di durata superiore a 180 giorni è soggetto a limitazioni. Si invita a contattare il Coordinatore o il personale amministrativo almeno un mese prima della partenza per maggiori informazioni.
- Nel caso in cui la missione venga (parzialmente) rimborsata su fondi di dottorato, è necessario inserire il nome del Coordinatore, Lorenzo Giacomelli, come responsabile dei fondi e "Fondi di Dottorato" come nome del fondo. In questo caso si prega di aggiungere il nome del proprio supervisore come Responsabile Scientifico (se membro del Dipartimento SBAI) oppure Lorenzo Giacomelli se docente esterno al Dipartimento.
- Nel caso in cui la missione non venga rimborsata su fondi di dottorato, si prega di inserire Lorenzo Giacomelli come Responsabile Scientifico.
- In fase di richiesta, e' necessario allegare un giustificativo della missione: la locandina (per partecipazione a un convegno), la lettera di invito, anche email (per collaborazioni scientifiche), ecc.
- In alcuni casi (es. partecipazione a convegni senza presentazione, viaggi di lunga durata, richieste in cui il supervisore non compaia come Responsabile Scientifico o dei fondi) è necessario allegare una dichiarazione di approvazione del viaggio da parte del supervisore (es. mail).
- Per i periodi all'estero, è previsto un aumento della borsa del 50%. Questa procedura è gestita direttamente dall'Ufficio Dottorato e non dal Dipartimento SBAI (vedi link a destra). E' necessario allegare l'autorizzazione da parte del Coordinatore. Questa autorizzazione coincide con l'autorizzazione della missione su XuP e può essere stampata direttamente dalla piattaforma:
sezione Missioni -> Le mie richieste -> Richieste di autorizzazione e rimborso archiviate : seleziona la missione e selsziona l'azione "stampa autorizzazione".
Il documento può essere allegato alla richiesta di maggiorazione della borsa come "autorizzazione preventiva firmata dal Coordinatore".